#158 – Persönliches Setup -Termine

Letzte Woche gab es einen Überblick auf meinen täglichen Workflow. Heute gehen wir mal näher auf das Thema Termine ein.

Zeit ist die am gerechtesten verteilte Sache der Welt!

Ob arm oder reich jeder hat 24 Stunden pro Tag. Niemand kann sich, auch für alles Geld der Welt, zusätzliche Stunden am Tag kaufen. Trotzdem klagen immer mehr Menschen darüber, dass sie keine Zeit haben, was ja nicht stimmen kann, da niemand weniger als 24 Stunden hat.

Die Zeit ist nicht das Problem und auch nicht die Ursache. Man kann sie auch nicht managen, da sie nicht verändert werden kann. Kein Chef der Welt kann aus deinen 24 Stunden am Tag 25  Stunden machen.

Arbeiten haben einen Zeitbedarf, Veränderungen und Routinen die ich ausübe benötigen ihre Zeit. Diese Zeit hängt direkt von meinen Fähigkeiten bzw. Fertigkeiten ab. Während ich in zwei Stunden einen Halbmarathon laufen kann, kommen andere Läufer in zwei Stunden fast doppelt so weit.

Ich kann also in einer bestimmten Zeit nur eine bestimmte Arbeit durchführen!

Mathematisch könnte man das so formulieren:

 Zeit = Arbeit / Fähigkeit

Man kann also die Zeit nur verändern indem man die Arbeit oder die Fähigkeit verändert!

Da wir aber alle nur 24 Stunden am Tag haben und Fähigkeiten mühsam erlernt werden müssen, bleibt nur eine Reduktion der Arbeit.

Hinzu kommt, dass die Fähigkeiten von Tätigkeit zu Tätigkeit unterschiedlich sind. Also ich kann zum Beispiel besser laufen wie Fahrrad fahren oder schwimmen.

Wenn ich aber nicht schwimmen kann, macht es keinen Sinn mich für die olympischen Spiele im schwimmen zu melden.

Wir sollten nur die Dinge tun, in denen wir gut sind und mit etwas Training Weltklasse werden könnten. Dinge und Tätigkeiten in denen wir schlecht sind, können wir auch durch viel Training nur zur Mittelmäßigkeit bringen.

Privat machen wir das, im Beruf leider nicht. Oft werden perfekte Schwimmer im Büro an eine Aufgabe gesetzt, die nur ein Läufer bewältigen kann. Entsprechend groß ist der Zeitbedarf bzw. die Auslastung.

Regel Nummer 1: Die richtigen Dinge tun!

Für alle Führungskräfte: Die Menschen müssen nach ihren Fähigkeiten eingesetzt werden!

Wenn die Regel 1 befolgt wurde, kann man nur noch eine bestimmte Menge an Arbeit am Tag bewältigen.

Zeit = Arbeit / Fähigkeit

Es gibt arbeiten die bringen uns nicht wirklich voran, müssen aber gemacht werden, weil irgendeiner gerne einen Bericht hätte, der niemandem hilft, aber aus Prinzip gemacht werden muss.

Ein weiterer weit verbreiteter Irrtum ist heute, dass Menschen Multitasking beherrschen bzw. beherrschen müssen um in dieser Zeit zurecht zu kommen.

Regel Nr. 2: Es gibt kein funktionierendes Multitasking!

Unser Gehirn ist eine Ein-Ding-Denkmaschine. Es kann sich nur auf eine Sache konzentrieren. Wir können zwar tanzen und nachdenken aber in diesem Fall geht tanzen mit dem Automatikregelkreis. Wer über seine Schritte beim Tanzen nachdenken muss, der kann nicht über etwas anderes nachdenken, dessen Denkprozessor ist ausgelastet. Ich tanze jeden Freitag und glaube mir ich weiß wovon ich spreche.

Jede Unterbrechung im Denkprozess führt dazu, dass wir 20 min benötigen um die Konzentration wieder zu gewinnen. Außerdem reduziert Multitasking den IQ um 10 Punkte.

Wer ständig unterbrochen wird, kann keine Höchstleistungen im erreichen.

Wir müssen also an den richtigen Dingen arbeiten und am besten in größeren Zeitblöcken. Wir müssen gleichartige Tätigkeiten zusammenfassen.

Unser wichtigstes Tool hierzu ist der Kalender. Er ist ein Abbild der uns zur Verfügung stehenden 24 Stunden am Tag. Dieser Kalender muss hierzu alle Tätigkeiten des Tages widerspiegeln. Wenn ich einen freien Block im Kalender habe, dann sollte diese Zeit auch tatsächlich frei sein.

Das machen wir aber nicht. Wir haben einen Kalender im Büro (Outlook) einen im Smartphone und eventuell noch einen als Papierkalender.

Regel Nr. 3: Es darf nur einen Kalender geben. Alles was meine Zeit beansprucht muss da eingetragen werden.

Mein Kalender Setup sieht wie folgt aus:

Mein Masterkalender befindet sich in meinem iPhone. Das habe ich immer und fast überall dabei und kann jeden neuen Termin hier eintragen.

In meinem iPhone findest Du mein Leben und meine Tage wieder. Um die Termine farblich zu differenzieren verwende ich mehrere Kategorien:

#Geschäftlich : Für alle Termine rund um das Business.

#Privat : Für alle privaten Termine

#Familie : Ein gemeinsamer Kalender für meine ganze Familie. Jedes Familienmitglied kann hier Termine eintragen welche auch noch andere Familienmitglieder betreffen. Zum Beispiel: Tante Erna kommt am Samstag zu Besuch. Diesen Eintrag kennt dann jeder und kann sich entsprechend darauf vorbereiten.

Natürlich verwende ich die iCloud für meinen Kalender. Somit sind meine Kalender auf allen Geräten, dem iPhone, dem iPad, dem Mac und im Office immer synchron. (Im Office als iCloud im Browser)

Wie in großen Firmen üblich, ist das dienstliche verwenden der iCloud verboten. Man lagert zwar alle Kundendaten auf irgendwelchen ausländischen Servern und hat die Personalabteilung in Osteuropa aber iCloud ist verboten 🙂

Was mache ich jetzt mit dienstlichen Terminen?

Ganz einfach.

Bei allen dienstlichen Terminen schicke ich mir aus Outlook eine Besprechungsanfrage an meine private Mailadresse. (Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner) Damit landet jeder dienstliche Termin in meinem Masterkalender.

Gibt es einen privaten Termin (Arzt, Vorsorgeuntersuchung usw. ) Der während der Arbeitszeit stattfindet, dann verfahre ich genau umgekehrt. Ich schicke diesen privaten Termin als Besprechungsanfrage an Outlook.

Diese Vorgehensweise verwende ich schon seit Jahren und muss meine Geräte so nicht mit den dienstlichen Geräten verbinden.

Mein Masterkalender ist immer aktuell. Mein iPhone erinnert mich daran, wann ich losfahren muss, um bei aktueller Verkehrslage rechtzeitig beim Kunden zu sein.

Damit erfülle ich die Regel Nr. 3!

Für die Regel Nummer 2 teile ich meinen Tag in Blöcke ein. Ich habe dafür eine vierte Kategorie die ich Strukturkalender nenne.

Bildschirmfoto 2016-06-22 um 17.29.47

Von 8:00 – 9:30 Uhr arbeite ich an meinen wichtigen Aufgaben. Hierzu verwende ich die Pomodoro Technik welche ich schon mehrfach beschrieben habe. (20/5 dreimal und 15 Pause)

Von 10:00 – 11:30 Uhr versuche ich Menschen zu kontaktieren. Ich kümmere mich um mein Kontaktmanagement.

Der Nachmittag wird nicht verplant und dient dem Unverhofften, dem nicht Planbaren und dem Bullshit den man heute erledigen muss der die Welt aber nicht wirklich unseren Zielen näher bringt.

Meine Mails beantworte ich zwischen 9:30 – 10:00 Uhr und nachmittags von 13:00 – 13:30 Uhr. (Zero Inbox)

Diese Blocktechnik sorgt für Effektivität. Bleibt noch die Regel Nr.1 – die richtigen Dinge tun.

Termine sind immer eine Folge eines Zieles oder einer Aufgabe.

Was wirklich wichtig ist, bestimmt mein Aufgaben- und Kontaktmanagement. Dazu kommen wir nächste Woche.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!